Sunday, October 27, 2013

Tutorial : Bagaimana mengimport data murid SMM / APDM ke SPS

sumber : klik sini
Akhirnya saya berjaya menjumpai teknik mengimport data murid ke Sistem Pengurusan Sekolah. Ya, data murid SMM atau APDM boleh diimport ke dalam SPS. Pada mulanya saya berfikir guru kelas pasti akan terbeban sekiranya terpaksa menaip semula dari kosong data murid.
Saya pun go through SPS dan mendapati dalam Modul Pengurusan Murid terdapat submodul Perpindahan Murid. Terdapat menu Import Fail Perpindahan Murid.
Sebenarnya database kebanyakan sistem boleh dimuatnaik sama ada secara front-end mahupun back-end. Saya mendapat idea untuk memindahkan murid terlebih dahulu dengan mengeksport maklumat murid dalam sistem SPS. Setelah maklumat murid dieksport, fail murid boleh dimuatturun dalam Log Perpindahan Murid (dalam modul Pengurusan Murid). Setelah memilih Format SPS, fail zip akan dimuatturun. Sila extract, dan terdapat beberapa fail comma separated values (cvs). 
Fail yang perlu dikemaskini/modify adalah Maklumat Murid.csv. Sekiranya anda terlebih rajin, anda boleh modify semua fail csv berkenaan. Untuk memudahkan anda memindahkan data murid, saya akan kepilkan fail csv berkenaan dalam artikel ini. Sila rujuk bahagian bawah artikel untuk download fail Maklumat Murid.csv format SPS.
Namun dalam artikel saya ini, saya hanya akan menunjukcara modify fail asas murid. Anda perlu membuka sama ada fail SMM melalui SMMDATA.mdb ataupun fail Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) - eksport fail ke excel atau papar data online. 
  • Click to enlarge image 01tambah-jadual.jpg
  • Click to enlarge image 02pilih-medan.jpg
  • Click to enlarge image 03export-query.jpg
  •  
Kemudian, buat satu query sendiri. Sebagai contoh dalam fail SMM, buka SMMDATA.mdb, add table Tmurid dalam Query Designer. Pilih medan-medan seperti yang tercatat dalam fail Maklumat Murid.csv berkenaan. Untuk rujukan bagaimana membuat query ini, sila rujuk artikel bertajuk "Bagaimana membuat query dalam SMM".
Setelah query yang dibina siap, jana query dan simpan query anda sebagai query-import-sps. Masih dalam Microsoft Access, pergi ke senarai query dan right-click query-import-sps. Export fail ke dalam format Microsoft Excel.
Kemudian buka fail excel tersebut. Pastikan NoKP murid tiada ralat. Sebagai contoh, no kad pengenalan murid 010131083443. Apabila dieksport, mungkin nombor sifar di hadapan sekali hilang dan menjadi 10131083443. Sekiranya nombor sifar hilang, pastikan lajur NoKP diset sebagai TEXT dan bukannya nombor. Jika tidak, gunakan kemahiran excel anda, letak formula CONCATENATE 0 dan NoKP yang ralat dan jana lajur baru.
  • Click to enlarge image export-excel.jpg
  • Click to enlarge image murid-csv.jpg
  •  
Pastikan anda membuka Maklumat Murid.csv, copy paste fail dari excel hasil eksport query SMM ke lajur dalam Maklumat Murid.csv. Ikut lajur sedia ada dan jangan silap. Penuhkan Maklumat Murid.csv dengan maklumat murid mengikut hasil query yang telah anda eksport ke Excel. Simpan fail csv dan kita akan mengupload fail csv tersebut ke dalam sistem SPS.
Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan: 
70 untuk darjah 6, 60 untuk darjah 5, 50 untuk darjah 4, 40 untuk darjah 3, 30 untuk darjah 2, 20 untuk darjah 1 dan sebagainya. Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah. 
Anda juga perlu menggabungkan KodTingkatan/Tahun dengan NamaKelas dalam satu lajur dalam format csv Maklumat Murid.csv.
  • Click to enlarge image 01pindah-murid.jpg
  • Click to enlarge image 02menu-import.jpg
  • Click to enlarge image 03import-csv.jpg
  • Click to enlarge image 04kepastian.jpg
  •  
Setelah fail Maklumat Murid.csv anda siap dimurnikan dengan data SMM, anda boleh membuka sistem SPS di url https://sps.1bestarinet.net/SPS. Login sebagai System Administrator. Setelah login, klik menu Pentadbir Sekolah. Pergi ke modul Pengurusan Murid dan klik submodul Perpindahan Murid. Klik Import Fail Perpindahan Murid, dalam medan Choose File, cari fail Maklumat Murid.csv anda. Akhir sekali, tekan Import. Sistem akan memapar alert Pasti untuk Import Data, tekan Ya. Tunggu sehingga sistem memapar fail csv berjaya diimport.
  • Click to enlarge image 01penempatan-manual.jpg
  • Click to enlarge image 02filter-tiadakelas.jpg
  • Click to enlarge image 03tik-murid.jpg
  • Click to enlarge image 04setting-pindah.jpg
  • Click to enlarge image 05d5-berjaya.jpg
  •  
Di dalam modul Pengurusan Murid, pergi ke submodul Penempatan Murid Secara Manual. Anda perlu filter terlebih dahulu rekod yang ingin dipindahkan. Sebagai contoh, saya baru mengimport data tahun 5. Jadi saya pilih Darjah 5 dan kelas pilih Tiada Kelas. Tekan Carian. Tunggu hingga sistem memapar senarai murid Darjah 5 yang masih Tiada Kelas.
Ok. Di sini anda memerlukan satu senarai murid mengikut kelas yang lengkap. Di sini saya menggunapakai senarai nama murid dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM), login sebagai Sekolah. Eksport data murid ke format Excel, dan saya splitkan screen, satu sistem SPS dan satu fail eksport nama murid dari APDM.
Tikkan nama murid yang hendak dipindahkan dan tekan Pindah Murid. Dalam halaman Pindah Murid, tetapkansetting tarikh efektif (saya masukkan awal tahun persekolahan sebagai tarikh efektif) dan nama kelas. Nama-nama murid Darjah 5 tadi saya pindahkan ke D5 Ibnu Khaldun. Tekan Pindah Murid. Sistem akan memproses perpindahan murid bergantung kepada jumlah murid. Lagi ramai murid, lagi lama proses query pindah murid dilakukan.
Setelah selesai proses penempatan murid secara manual, jangan lupa Selenggara Maklumat Murid. Login sebagai guru kelas, kemudian selenggara maklumat murid. Cara import data SMM ke SPS ini hanya mengimport maklumat asas, namun maklumat-maklumat lain masih perlu diselenggara dalam SPS itu sendiri. Jadilah, daripada kena key-in nama murid dari kosong, setidak-tidaknya nama murid dah sedia ada dalam SPS. Baru tugas menyelenggara maklumat murid diagih kepada guru kelas.  Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.
Sekiranya anda telah login sebagai Guru Kelas tetapi tidak nampak menu untuk menyelenggara maklumat murid, sila rujuk artikel bertajuk "Ralat Guru Kelas dalam SPS".
Terima kasih sekali lagi kerana menggunakan artikel saya ini untuk menguruskan data murid sekolah anda. Pengunjung dibenarkan untuk share/copy paste maklumat ini ke dalam blog/web/laman sosial anda. Tapi jangan lupa nyatakan sumber url saya ini ya!
Azharul Faiz Zainal Abidin
PPPS DG44 (KUP)
Penyelaras ICT (Bestari)/Guru Data/Penyelaras Makmal Komputer Virtual Desktop Infrastructure Lab VDI Thin Client/Juruteknik
Pengaturcara PHP/MySQL
012-5798753
Attachments:
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-1.csv)Maklumat Murid D1[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 1 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-2.csv)Maklumat Murid D2[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 2 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-3.csv)Maklumat Murid D3[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 3 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-4.csv)Maklumat Murid D4[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 4 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-5.csv)Maklumat Murid D5[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 5 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-darjah-6.csv)Maklumat Murid D6[Mengandungi medan/lajur maklumat murid darjah 6 mengikut format SPS]1 kB
Download this file (maklumat-murid-format-prasekolah.csv)Maklumat Murid Prasekolah[Mengandungi medan/lajur maklumat murid prasekolah mengikut format SPS]1 kB
sumber : klik sini


No comments:

Post a Comment