Monday, November 4, 2013

Tutorial : Membuat Sijil Dengan Mudah (Mail Merge) MS Office 2007

Admin pernah siarkan satu tutorial menggunakan MS Office 2003 sebelum neh - klik sini - tapi dengan perubahan MS Office yang makin canggih, maka admin buat juga tutorial untuk MS Office 2007. Ada sedikit perubahan selari dengan perubahan paparan untuk kedua-dua office berkenaan. Tapi asasnya tetap sama. 

Bahan-bahan yang diperlukan adalah 2 set berikut : (neh dah macam nak memasak jugak ler)

1. Pangkalan data dalam format MS Excell (Rajah 1)
2. Format sijil dalam MS Word (Rajah 2)

Rajah 1

Rajah 2

Selepas format tersebut disediakan, maka bolehlah kita membuka format sijil yang dalam format MS Word tersebut.

Buka dan klik Insert - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Wizard (Rajah 3)

Rajah 3

Selepas itu, paparan kecil akan kelihatan disebelah kanan MS Word tersebut. (Rajah 4)

Rajah 4

Klik Next: Starting document dan paparan step 2 of 6 akan kelihatan (Rajah 5)

Rajah 5

Klik Next: Select recipients dan paparan step 3 of 6 akan kelihatan (Rajah 6)

Rajah 6


Pada langkah ini, anda dikehendaki klik pada Browse... yang kelihatan di situ. Anda perlu mencari dokumen dalam format MS Excell yang telah anda sediakan terlebih dahulu tadi. Cari sampai jumpa dan klik padanya. (Rajah 7).

Rajah 7

Klik Open.

Satu paparan akan keluar. Pilih table yang betul mengikut nama fail dalam MS Excell tadi. Klik OK.

Satu paparan akan keluar seperti di rajah 8.

Rajah 8

Klik OK.

Sekarang kembali semula ke format sijil MS Word yang telah disediakan.

Klik Mailings - Insert Merge Field  (Rajah 9).

Rajah 9

Pada tahap ini, anda kena ingat dan tahu M_1 itu untuk medan apa, M_2 itu untuk medan apa dan seterusnya. Jika terlupa dan tersilap boleh delete dan edit semula.

Katakan dalam contoh ini M_1 ialah untuk nombor siri, M_2 untuk nama murid dan seterusnya. (Rajah 10)

Rajah 10

Teruskan mengisi medan-medan yang ada.

Klik Next: Preview your letters (Rajah 11)


Rajah 11

Sekarang paparan seperti Rajah 12 akan berlaku. Semak sekiranya berlaku kesilapan.

Rajah 12

Untuk melihat hasil keseluruhan untuk berpuluh murid, klik Edit individual letters seperti di dalam rajah 13.

Rajah 13

Klik All dan klik OK. (Rajah 14).

Rajah 14

Pada langkah seterusnya, sijil akan terhasil. Jika dalam pangkalan data Excell ada 50 murid, maka 50 halaman akan terbentuk (dalam MS Word tersebut). Edit sebaik mungkin. Setting mungkin ada yang terlari dan anda kena betulkan dan cetak selepas berpuas hati dengan hasilnya. 

8 comments:

  1. Assalamualaikum,
    Cikgu Shamsudin,
    Saya mohon izin untuk kongsikan link entri cikgu ini di blog.

    Terima kasih di atas perkongsian ilmu yang sangat berguna ini.

    Wassalam.

    ReplyDelete
  2. terima kasih di atas perkongsian ilmu ini

    ReplyDelete
  3. Assalamualaikum , saya mohon izin tuk kongsikan entri ini di blog untuk kerja kursus saya yaa . terimakasih atas perkongsian yang sangat bermanfaat ini .

    ReplyDelete
  4. assalamualaikum ckg. sy mohon share ilmu ini yea

    ReplyDelete
  5. assalamualaikum cikgu..
    saya minta izin untuk share ilmu ni ya. thanks

    ReplyDelete
  6. Salam cikgu.
    klu nk bg size besar mcmn, kt excel size font dh besar ble insert kluar size kecik kt word

    ReplyDelete
  7. Assalamualaikum cikgu, bagimana cara nak hias sijil guna teknik mail merge?

    ReplyDelete
  8. assalamualaikum cikgu..
    saya minta izin untuk share ilmu ni ya. Terima kasih

    ReplyDelete